Agileads — Manual do usuário

Como operar o Agileads no dia a dia: do primeiro acesso ao envio de conversões para a Meta.

Este manual cobre o uso do aplicativo.

1. Primeiros passos

O Agileads conecta o WhatsApp do seu negócio (ou dos seus clientes, se você é agência), registra todas as conversas, usa IA para inferir em que estágio do funil cada lead está e se a conversa virou venda, e devolve as conversões confirmadas para a Meta (e para o Google Ads) — para que as campanhas otimizem por venda real, e não por "conversa iniciada".

Do pagamento ao painel

1. Compra — você escolhe o plano na página de preços e paga pelo checkout. No checkout há um campo "Nome da empresa ou agência": o que você digitar aí vira o nome da sua conta no Agileads.
2. Página de boas-vindas — depois do pagamento você cai em /bem-vindo, que lista os próximos passos. Sua conta já foi criada nesse momento.
3. E-mail de convite — chega no e-mail usado na compra, com um link para definir a senha.
4. Definir senha — o link abre /definir-senha. A senha precisa ter no mínimo 8 caracteres. Ao salvar, você entra no painel.
5. Configuração inicial — no Dashboard, enquanto não houver nenhum cliente cadastrado, aparece o botão "Complete a configuração (~3 min)". Ele abre um assistente de 4 passos (ver seção 3).

Se você criou a conta por conta própria (sem passar pelo checkout) e ainda não tem agência, o app leva você direto para a tela de criar a agência: basta informar o nome e continuar.

Login

Entrar em /login com e-mail e senha. A tela também permite criar conta (link no rodapé) — nesse caso é preciso confirmar o e-mail antes do primeiro login.

2. Perfis de acesso

Existem dois papéis dentro de uma conta:

O agente vê métricas, análises e conversões somente dos clientes marcados para ele em Equipe → Alocar clientes. Isso vale em todas as telas e também no servidor MCP (seção 13).

O menu reflete o papel. À esquerda, o que um admin enxerga; à direita, o mesmo menu para um agente — sem Segmentos, Equipe e Assinatura.

Admin	Agente

Barra do topo

• Busca — digite nome ou telefone e o app abre a lista de Leads já filtrada.
• Conta ativa — quem participa de mais de uma conta troca pelo seletor ao lado do avatar.
• Alterar senha — no menu que abre ao clicar no seu e-mail, no canto direito. Também é onde fica Sair.

3. Clientes

Um cliente é a conta cujo WhatsApp será rastreado. Se você contratou um plano Empresas, o "cliente" é o seu próprio negócio (o app usa o termo "Negócio" nesse caso). Se é agência, cada cliente atendido é um registro.

Assistente de configuração (/setup)

Atalho para colocar o primeiro cliente no ar. Aparece como botão no Dashboard enquanto não houver clientes, e tem 4 passos:

1. Negócio / Cliente — nome.
2. Segmento — escolha o ramo (define os estágios do funil e o que conta como conversão). Dá para pular com "Continuar sem segmento".
3. WhatsApp — o assistente já cria o canal e mostra o QR Code na própria tela, além de um link que pode ser copiado e enviado para quem tem o celular em mãos.
4. Meta Ads (opcional) — Dataset ID, token e Page ID. Pode ser feito depois.

Ao final, uma tela de checklist mostra o que ficou pendente e para onde ir.

Página de Clientes (/clients)

Mostra, por cliente: segmento, situação do WhatsApp (Conectado / Desconectado / Sem canal), se a Meta CAPI e o Google Ads estão configurados, quantidade de leads e status (Ativo / Arquivado).

O que dá para fazer:

• Novo cliente (admin) — botão no topo, só o nome é obrigatório. Quando a conta chega ao limite de clientes do plano, o botão fica desabilitado e a tela explica o que fazer (arquivar um cliente ou trocar de plano). No plano Master o botão continua liberado: cliente acima do limite vira excedente na fatura (seção 12).
• Trocar o segmento (admin) — pelo seletor na própria linha.
• Configurar Meta CAPI / Google Ads — botões na linha do cliente (ver seção 7).
• Horário de atendimento — ícone de relógio na linha do cliente. Marque os dias em que a operação atende e a faixa de horas de cada um; dia desmarcado é dia fechado. O padrão é segunda a sexta, 08:00 às 18:00. É o que separa "contato fora do expediente" de "demora para responder" no relatório de Atendimento (seção 10) — sem isso, o varejo que abre sábado e a clínica que atende à noite aparecem com números errados.
• Arquivar — desconecta o WhatsApp e pausa as análises; o histórico é preservado. Use quando o cliente sai.
• Reativar — volta o cliente para ativo. Atenção: o WhatsApp não reconecta sozinho — é preciso gerar um novo link de pareamento.
• Excluir (admin) — apaga o cliente e todos os leads, conversas, mensagens e análises. É irreversível: o app pede que você digite o nome exato do cliente para confirmar.

As ações de cada linha (Arquivar / Reativar / Excluir) ficam à direita da tabela — role a tabela na horizontal para alcançá-las.

Segmentos (/segments, admin)

O segmento define, para a IA e para a Meta:

• os estágios do funil daquele ramo (ex.: Saudação → Descoberta → Apresentação → Negociação → Fechamento);
• a definição de conversão em texto livre — é o que a IA lê para decidir se a conversa converteu ("o cliente confirmou a compra e combinou o pagamento", "o paciente agendou a consulta"…);
• o evento enviado à Meta (Purchase ou LeadSubmitted);
• se a conversão tem valor monetário.

Toda agência nova já nasce com três segmentos prontos (vestuário, clínica, automotivo). Você pode editá-los, criar outros e reordenar os estágios.

Cuidado: excluir um segmento (ícone de lixeira na tabela de performance) não pede confirmação.

4. Canais de WhatsApp

Um canal é um número de WhatsApp conectado a um cliente. Tudo em /channels.

Conectar um número

1. Adicionar canal — escolha o cliente e, se quiser, um nome de exibição.
2. Clique em Parear. O app gera um link de pareamento.
3. Abra o link (ou envie para quem está com o celular). Ele mostra o QR Code.
4. No celular: WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar aparelho → aponte para o QR. Quando houver, também aparece um código numérico como alternativa ao QR.
5. Quando conectar, a página confirma "Conectado com sucesso" e o status do canal vira Conectado.

O link de pareamento:

• vale 24 horas;
• é de uso único;
• gerar um novo link revoga o anterior — só um link fica ativo por canal;
• cada conta pode gerar no máximo 3 links a cada 15 minutos. É proposital: conecte um canal antes de pedir o próximo. Ao estourar, o app diz em quantos minutos libera.

Cada plano também limita quantos canais um mesmo cliente pode ter — 2 na maioria dos planos, 3 no PRO. Ao atingir o limite, a tela de Canais avisa antes de você tentar parear.

Estados possíveis do canal

Para reconectar um número que caiu, basta gerar um novo link de pareamento e escanear de novo. O histórico do cliente é mantido.

Apagar canal (admin) desconecta o WhatsApp e remove a conexão — as conversas já coletadas continuam no histórico do cliente.

O Agileads apenas observa as conversas. Ele não envia mensagens, não marca como lida e não altera nada na operação de quem atende.

5. Leads e conversas

Cada pessoa que manda mensagem para o número conectado vira um lead (identificado pelo telefone). Não há cadastro manual: leads aparecem sozinhos a partir das mensagens.

Lista de leads (/leads)

Filtros: busca por nome/telefone, cliente, origem, estágio, tipo (todos / só leads / só não-leads) e período. Os quatro indicadores do topo (Total capturado, Convertidos, Tráfego pago, Origem desconhecida) respondem ao cliente e ao período — não aos demais filtros.

Origem é como o lead chegou:

Se um lead antigo, sem origem, clicar depois num anúncio, o Agileads promove a origem dele para "pago". Mas se ele já tinha uma origem paga, a primeira permanece (primeiro toque).

Detalhe do lead (/leads/:id)

• Linha do tempo da jornada: captura, primeira mensagem, análise da IA, conversão registrada.
• Análise do Claude IA: estágio, desfecho, confiança, qualidade do atendimento (nota de 0 a 100), valor provável e o raciocínio da IA em texto. O valor provável só aparece quando o segmento trabalha com valor e alguém disse um número na conversa — a IA não estima.
• Transcrição da conversa completa, incluindo a transcrição dos áudios (quando o plano cobre).
• Informações do lead: telefone, campanha, anúncio, origem, se há gclid capturado.
• Status Meta CAPI: o que foi enviado para a plataforma e em que situação está.
• Botão "Abrir no WhatsApp", que leva para a conversa real.

Ações disponíveis:

• Corrigir análise — ajusta estágio, desfecho e valor. ⚠️ Corrigir para "Convertido" gera a conversão automaticamente (e ela vai para a fila de envio à Meta).
• Marcar como "não é lead" — com motivo (spam, fornecedor, engano, cliente existente, interno, outro). O lead sai das métricas, deixa de ser analisado pela IA e eventuais conversões pendentes dele são canceladas. É reversível ("É um lead").

"Não é lead" é diferente de "lead desqualificado". Use apenas para contatos que nunca foram prospectos.

6. Análises de IA e revisões

Quando as análises rodam

Não é em tempo real. A análise é agendada:

• todo dia de manhã, para conversas que tiveram movimento nas últimas 24 horas;
• uma varredura semanal completa (segunda-feira).

Cada análise lê as últimas 40 mensagens da conversa e devolve: estágio do funil, desfecho (converteu / provavelmente converteu / não converteu / indefinido), confiança, nota de atendimento, valor provável e se aquilo é ou não um lead.

Não são reanalisadas: conversas já marcadas como convertidas, leads marcados como "não é lead", clientes arquivados e conversas sem mensagem nova desde a última análise.

Quota mensal

Cada plano tem uma quota de análises por mês (ver seção 12). Ao estourar a quota, novas conversas param de ser enfileiradas até o mês virar — as conversas continuam sendo registradas normalmente, só a análise pausa.

Áudios

Áudios são transcritos automaticamente antes da análise — nos planos que incluem transcrição (PRO, Growth e Master). Nos demais, o conteúdo do áudio simplesmente não entra na análise.

Fila de revisão (/reviews)

A IA confirma sozinha as análises em que a confiança é alta o bastante: desfecho "Convertido" ou "Provável" com confiança acima do patamar de segurança do sistema. Essas viram conversão direto.

O que fica abaixo desse patamar cai na fila de revisão — é onde entra o humano. (Análises "não converteu" e "indefinido" não entram na fila: não há o que confirmar.)

Para cada card da fila você pode:

Filtros: cliente, período e "Ocultar não-leads".

7. Conversões e Meta CAPI

O que dispara uma conversão

Uma conversão nasce de três formas:

1. IA com alta confiança — automática;
2. Confirmação na fila de revisão;
3. Correção manual da análise na página do lead, marcando "Convertido".

Assim que a conversão é confirmada, ela entra numa fila de envio e é despachada para a Meta CAPI (e, se o lead tiver gclid e o cliente tiver Google Ads configurado, também para o Google Ads).

Acompanhar os envios (/conversions)

A página tem três abas:

• Enviáveis (padrão) — conversões de leads que vieram de um clique rastreado (CTWA ou link rastreado). São as únicas que têm o que enviar.
• Não enviáveis — conversões reais, mas sem clique para atribuir. Não há como enviá-las: sem o identificador do clique, a Meta não tem a que atribuir. Aparecem no log como Ignorado, e isso é o comportamento correto — não é erro.
• Todas.

Cada linha traz um selo dizendo de onde veio o clique:

Indicadores: conversões confirmadas, taxa de match CAPI (enviadas ÷ tentativas), eventos pendentes de decisão e a evolução dos últimos 7 dias.

No log de despacho você vê, por conversão: lead, cliente, se a origem foi IA ou humano, valor, o resultado do envio (Sucesso / Pendente / Falha / Ignorado) e a mensagem de erro quando falha. Envios com falha podem ser reenviados pelo botão na linha. Conversões ainda candidatas podem ser confirmadas ou rejeitadas aqui também.

Uma conversão é marcada como Ignorado quando: o lead não tem clique de anúncio, o lead foi marcado como "não é lead", ou a conversão é mais antiga que 7 dias (a Meta não aceita eventos fora dessa janela).

Configurar a Meta CAPI de um cliente

A configuração fica em Clientes → botão "Configurar" na coluna Meta CAPI (também disponível no passo 4 do assistente). São três dados da conta de anúncios do cliente — Page ID, Dataset ID e o número de WhatsApp — mais um token de acesso gerado no Events Manager. O token é gravado cifrado e nunca é exibido de volta: ao editar, o campo abre vazio e é preciso colar de novo.

Escolher o dataset certo é a parte que engana — não é o pixel do site, e um dataset errado faz a Meta recusar todas as conversões em silêncio. A ativação de cada cliente é acompanhada pela equipe Agileads: fale com a gente em contato@agileads.com.br que configuramos junto com você e validamos o primeiro evento ponta a ponta.

Configurar o Google Ads de um cliente

Em Clientes → botão na coluna Google Ads. É preciso informar:

• Customer ID da conta que roda os anúncios;
• Conversion Action ID — de uma ação de conversão do tipo importação, criada no Google Ads;
• MCC (opcional, se a conta é gerenciada por uma central);
• Moeda (padrão BRL).

Depois, clique em "Conectar com Google": abre a janela de consentimento do Google. Autorize com a conta que tem acesso ao Google Ads do cliente. A autorização fica guardada cifrada — você não precisa lidar com tokens.

Conversões só vão para o Google quando o lead tem gclid, o que só acontece se ele veio por um link rastreado (próxima seção).

8. Links rastreados

O Google Ads (e TikTok, LinkedIn, bio do Instagram, QR code…) não têm o equivalente do CTWA: o clique não carrega os dados do anúncio até o WhatsApp. O link rastreado resolve isso.

Como funciona

1. Você cria um link em /tracking-links e recebe uma URL curta: www.agileads.com.br/l/<slug>.
2. Use essa URL como URL final do anúncio (ou na bio, no QR code, no e-mail).
3. Quem clica é redirecionado para o WhatsApp do cliente com a mensagem pré-preenchida que você definiu. Junto vai um código de rastreio invisível para o usuário.
4. Quando a mensagem chega, o Agileads casa o clique com o lead — trazendo plataforma, campanha, anúncio e o gclid.

Criar um link

Campos: cliente, plataforma (Google Ads, Meta orgânico/bio, TikTok, LinkedIn, Outro), slug (aparece na URL), WhatsApp de destino, mensagem pré-preenchida e, opcionalmente, campanha e anúncio.

Depois é só Copiar URL. Links podem ser desativados (o redirecionamento para de funcionar) e reativados.

Métricas

A página mostra, por link: cliques, leads atribuídos e a taxa clique → lead. Essa taxa nunca é 100%: parte de quem clica não chega a mandar a mensagem.

9. Dashboard, funil e métricas

Dashboard (/)

Filtros de cliente e período valem para os indicadores, o gráfico e a lista de leads recentes.

O gráfico "Fluxo de Conversões" compara leads e conversões (7 ou 30 dias).

Funil (/funnel)

Mostra quantos leads alcançaram cada estágio — a barra é cumulativa — e a taxa de passagem entre eles ("X% passam · queda Y%").

⚠️ Cada segmento tem estágios próprios. Se você atende ramos diferentes, selecione um segmento no filtro para ver o funil exato dele. Sem segmento selecionado, o funil usa uma escala genérica.

Abaixo do funil, "Fora do funil": abandonados, sem classificação e outros.

10. Relatório de atendimento

Tela /attendance — no menu, Atendimento. Responde, por cliente e período, três perguntas: quanto a operação demora para responder, qual a qualidade do atendimento e o que ficou parado. Foi feito para ser enviado ao cliente: tem Imprimir / PDF e Exportar CSV (planilha em pt-BR, abre direto no Excel).

Escolha o cliente e o intervalo no topo — o padrão são os últimos 30 dias.

Os quatro indicadores do topo

Tempo até a primeira resposta

Uma barra com as faixas Menos de 5 min · De 5 a 30 min · De 30 min a 2 h · Mais de 2 h · Sem resposta · Canal fora do ar. As faixas são exclusivas e somam o total de conversas do período — dá para ler o degrau entre elas.

Uma conversa cai em Sem resposta quando ninguém respondeu em até 48 horas depois da primeira mensagem. Resposta no décimo dia não é atendimento.

Canal fora do ar

Se o WhatsApp caiu durante o período, aparece um aviso no topo com quanto do período o canal esteve no ar e quantas conversas ficaram de fora das métricas de tempo.

A razão é importante: com o canal fora, quem atende continua respondendo pelo celular normalmente — o Agileads é que não enxerga. Essas conversas vão para o balde Canal fora do ar e nunca para "sem resposta". Sem essa separação, um canal caído faz o atendimento do cliente parecer péssimo sem ter sido.

Respostas automáticas detectadas

O app identifica sozinho os textos usados como resposta automática — mesma mensagem repetida como primeira resposta, com mediana abaixo de 60 segundos — e lista os que encontrou.

Essas mensagens não contam como atendimento humano. É exatamente por isso que o indicador de destaque é a primeira resposta humana: um robô que responde em 6 segundos esconde uma equipe que só aparece duas horas depois.

Conversão e funil

• Taxa de conversão do período (convertidos ÷ leads);
• Do lead até a conversão — mediana e p90;
• Coorte ainda em aberto — leads que entraram no período e ainda não converteram. Está ali para você não ler o ciclo errado: o tempo de conversão só conta quem fechou dentro da janela, então período curto parece sempre mais rápido;
• Por origem — paga (com a plataforma) contra orgânica, com a taxa de cada uma;
• Por canal — se o cliente atende num número só, a tabela tem uma linha. Ver conversão por atendente exige um número por pessoa na operação.

Qualidade avaliada pela IA

Duas médias tiradas das análises do período — qualidade do atendimento e aderência ao processo — mais a quebra por desfecho.

⚠️ Não leia como nota de prova. Na prática o modelo usa uma faixa estreita: quase tudo cai entre 66 e 79. Por isso o app escreve, embaixo de cada número, se está acima da base, na média ou abaixo. Compare cliente contra cliente e mês contra mês — não contra 100.

Recuperação

Conversas que esfriaram: a última mensagem é do lead, ninguém respondeu depois, e já se passaram 3 dias ou mais. É a lista de oportunidade parada — o melhor uso imediato do relatório.

Volume por hora e dia da semana

Mapa de calor de 24 horas × 7 dias com o volume de conversas. Serve para conferir se a escala da equipe bate com o horário em que as pessoas realmente procuram.

11. Equipe (/team, admin)

• Convidar membro — e-mail + papel. A pessoa recebe um e-mail para definir a senha.
• Papel — Admin vê tudo da agência; Agente vê apenas os clientes alocados a ele.
• Alocar clientes — no botão da coluna "Clientes", marque quais clientes aquele agente pode ver. Só vale para agentes: admin vê todos.
• Remover membro.

Duas travas de segurança: não é possível remover nem rebaixar o último admin da agência.

12. Assinatura e planos (/billing, admin)

Planos

Cada plano também tem uma quota mensal de análises de IA, dimensionada para o volume de conversas do porte do plano. A sua aparece na própria página de Assinatura, junto com o consumo do mês. Há ainda um limite de canais de WhatsApp por cliente: 2 na maioria dos planos, 3 no PRO.

Não há período de teste gratuito.

No plano Master, clientes ativos acima de 30 são cobrados como excedente: R$ 49 por cliente extra por mês, lançado na fatura seguinte. A página de Assinatura mostra a estimativa do excedente do ciclo atual.

O que a página mostra

Plano, status da assinatura, preço, limite de clientes, quota de análises, se a transcrição de áudio está incluída, até quando vai o período atual, e o uso de clientes contra o limite.

Gerenciar

O botão "Gerenciar assinatura" leva ao portal do Stripe, onde ficam: cartão, faturas, troca de plano e cancelamento.

Pagamento pendente (past_due)

Se o pagamento falhar, o app continua funcionando, mas exibe um aviso fixo no topo: "Pagamento pendente — atualize seu cartão para não perder o acesso." Atualize o cartão pelo portal do Stripe. Se a assinatura for cancelada, o acesso ao painel é bloqueado.

13. Integrações — servidor MCP (/integrations)

Permite conectar o Agileads a um assistente de IA (Claude no navegador ou no terminal) e perguntar sobre os seus dados em linguagem natural: "quantos leads o cliente X teve essa semana?", "quais campanhas mais converteram?".

1. Em Integrações, crie um token de acesso com um nome. O token aparece uma única vez — copie na hora.
2. Copie a URL do endpoint exibida na mesma página.
3. No claude.ai: Configurações → Conectores → Adicionar conector personalizado, colando a URL e o token.

O acesso é somente leitura e respeita o seu papel: admin consulta a agência inteira, agente só os clientes alocados a ele. Tokens podem ser revogados a qualquer momento.

Consultas disponíveis: lista de clientes, métricas de leads, funil por estágio, busca de leads, desempenho por campanha e conversões recentes.

14. Problemas comuns

O QR expirou / o link não abre mais. Links de pareamento valem 24 horas e são de uso único. Gere um novo em Canais → Novo link. Gerar um link novo invalida o anterior — se você gerou dois, use o último.

O canal caiu (Desconectado). Igual ao WhatsApp Web: acontece quando o celular fica muito tempo offline, quando alguém desconecta o aparelho no WhatsApp, ou depois de arquivar o cliente. Gere um novo link de pareamento e escaneie de novo. Nenhum histórico é perdido.

A análise do lead não apareceu. A análise não é em tempo real — roda uma vez por dia (e uma varredura semanal). Além disso, ela não roda se: a conversa não teve mensagem nova, o lead já está marcado como convertido, o lead foi marcado como "não é lead", o cliente está arquivado, ou a quota mensal do plano acabou.

O áudio não foi transcrito. A transcrição de áudio é um recurso dos planos PRO, Growth e Master. Nos demais, o áudio aparece na conversa mas não entra na análise.

A conversão apareceu como "Ignorado". Não é erro. Significa que não havia clique de anúncio para atribuir (lead orgânico), que o lead foi marcado como "não é lead", ou que a conversão tem mais de 7 dias — nesse caso, a Meta não a aceitaria.

A conversão foi enviada mas não aparece no Events Manager. A atribuição à campanha pode levar até ~24h para aparecer. Se depois disso continuar sem aparecer, quase sempre é a configuração da Meta daquele cliente (Page ID ou Dataset ID apontando para o lugar errado) — o log de despacho mostra o erro devolvido pela Meta. Mande o print para contato@agileads.com.br que resolvemos com você.

"Origem desconhecida" está muito alta. Esperado em números que já atendiam antes do Agileads: quem já era contato do WhatsApp volta a mandar mensagem sem passar por anúncio. Tende a cair conforme o volume novo entra. Para tráfego de Google/TikTok/LinkedIn/bio, use links rastreados.

Não consigo criar mais clientes — o botão está desabilitado. Você chegou ao limite de clientes ativos do plano. Arquive um cliente que saiu (o histórico é preservado) ou faça upgrade na página Assinatura. No plano Master não há bloqueio: cliente acima de 30 é cobrado como excedente.

Gerei vários links de pareamento e o app recusou. São no máximo 3 links a cada 15 minutos por conta. A mensagem diz em quantos minutos libera. Antes de pedir o próximo, confirme se os canais anteriores conectaram.

O relatório de atendimento diz que o canal ficou fora do ar. O WhatsApp caiu durante aquele período e as mensagens não chegaram até nós — o atendimento pode ter acontecido normalmente pelo celular. Essas conversas ficam num balde separado e não contam como "sem resposta". Reconecte o canal (seção 4) e refaça o relatório depois.

A nota de qualidade do atendimento parece baixa. A escala da IA é estreita: quase toda a base fica entre 66 e 79. Leia o texto embaixo do número (acima da base, na média, abaixo) e compare períodos e clientes — não compare com 100.

Não vejo Segmentos / Equipe / Assinatura no menu. Essas telas são exclusivas do papel Admin.

Dúvidas: contato@agileads.com.br.